Quanto tempo a clínica guarda o prontuário?

Resposta curta: a lei federal fala em no mínimo 20 anos a partir do último registro. A norma da Anvisa põe a guarda no serviço de saúde, ou seja, na clínica, e as resoluções das áreas dividem a responsabilidade com o profissional (a de fonoaudiologia põe a guarda na instituição, em serviço multiprofissional). Psicologia e terapia ocupacional falam em 5 anos, e fonoaudiologia fala em 20. Se você guarda 20 anos do último registro, fica acima de todos os números das tabelas abaixo.

O que cada norma pede

Os números não batem, e nenhuma das normas diz qual vence. Para a psicologia, o Manual do CFP (2025, p. 41) orienta que, em estabelecimento que presta serviço de saúde, o prazo do prontuário se estende para 20 anos pela Lei 13.787, e o item 3.4 diz que os prontuários em saúde devem ser guardados "por até 20 anos". É orientação do Manual, não resolução. Para terapia ocupacional, a Resolução COFFITO 415/2012 é anterior à Lei 13.787/2018 e não a menciona: pergunte ao CREFITO.

O Manual do CFP diz ainda que os 5 anos não devem ser tomados como parâmetro para crianças e adolescentes. Se a sua clínica atende criança, pergunte ao Conselho Regional de Psicologia.

Quando o profissional sai da clínica

• A guarda é da clínica. A RDC 63/2011 diz que a guarda do prontuário é responsabilidade do serviço de saúde (art. 25). A resolução do COFFITO, no texto de abertura, diz que o prontuário é propriedade física da instituição onde o paciente é assistido, a quem cabe o dever de guardá-lo. A CFFa diz o mesmo para serviços multiprofissionais (art. 7º, parágrafo único).
• Psicologia: o Código de Ética manda o psicólogo, em caso de demissão ou exoneração, repassar todo o material ao psicólogo que o substituir, ou lacrá-lo para uso do substituto (art. 15, § 1º). O Manual do CFP detalha: havendo substituta, ela passa a ser responsável por tudo e a transferência é registrada no Conselho Regional. Não havendo, o material é lacrado, identificado como sigiloso e entregue ao responsável técnico da instituição, em duas vias, protocolado (item 5.2, p. 43).
• Fonoaudiologia e terapia ocupacional: as resoluções de prontuário não descrevem a passagem do prontuário na saída do profissional. Valem a guarda da instituição e o sigilo (CFFa 777/2025, art. 7º; COFFITO 415/2012, art. 6º, II).

Papel e digital

• O prazo da Lei 13.787/2018 é o mesmo para o prontuário em papel, digitalizado ou eletrônico desde a origem (art. 6º, § 5º).
• Digitalizar exige integridade, autenticidade e confidencialidade, com certificado digital da ICP-Brasil ou outro padrão legalmente aceito (art. 2º e § 2º). Para destruir o papel, é preciso a análise de uma comissão permanente de revisão de prontuários e avaliação de documentos (art. 3º). Documento digitalizado nessas condições tem o mesmo valor probatório do original (art. 5º).
• O meio de armazenamento protege os documentos de acesso, alteração e destruição não autorizados (art. 4º). A RDC 63/2011 pede guarda com confidencialidade e integridade, em local seguro, bem conservado e organizado, com acesso sempre que necessário (art. 25, §§ 1º e 2º).
• A lei manda um regulamento definir requisitos da digitalização (art. 2º, § 3º). Confirme os requisitos atuais com quem cuida da tecnologia da clínica.

Quando o prazo acabou

Depois dos 20 anos, o prontuário pode ser eliminado, ou devolvido ao paciente. A eliminação resguarda a intimidade do paciente e o sigilo, e a destinação final é registrada na forma de regulamento (art. 6º, §§ 2º a 4º). A lei diz que pode, não que deve.

O que fazer na prática

1. Escreva quem, na clínica, responde pela guarda dos prontuários: o responsável técnico ou o dono.
2. Adote um prazo só para todas as áreas: 20 anos a partir do último registro. É o que propomos, e cobre todos os números das tabelas acima.
3. Guarde em lugar seguro e permita o acesso do paciente ou do representante legal aos dados, que pertencem a ele (RDC 63/2011, art. 28).
4. Quando um profissional sair, confira que todos os registros dele estão com a clínica. Para psicólogo, siga o passo do Manual do CFP e protocole a entrega.
5. Se for digitalizar, monte a comissão antes de destruir o papel. Registre o que for eliminado.

Para o prontuário em si, veja o modelo de prontuário para clínica multiprofissional. O prazo da psicologia está também em por quanto tempo guardar o prontuário psicológico e o da fonoaudiologia e da terapia ocupacional em o que o conselho pede.

Perguntas

Por quanto tempo a clínica guarda o prontuário?

A Lei 13.787/2018 fala em prazo mínimo de 20 anos a partir do último registro, para o prontuário em papel, digitalizado ou eletrônico (art. 6º e § 5º). A Resolução CFFa 777/2025 também diz 20 anos (art. 8º). As resoluções do CFP (001/2009, art. 4º, § 1º) e do COFFITO (415/2012, art. 6º, I) falam em no mínimo 5 anos. Guardar 20 anos a partir do último registro deixa a clínica acima de todos esses números.

Quem é o responsável pela guarda numa clínica com vários profissionais?

A norma da Anvisa diz que a guarda do prontuário é responsabilidade do serviço de saúde (RDC 63/2011, art. 25). Na fonoaudiologia, em serviços multiprofissionais a guarda é da instituição (Resolução CFFa 777/2025, art. 7º, parágrafo único). Na psicologia e na terapia ocupacional, as resoluções dizem que a guarda é do profissional e/ou da instituição.

O profissional saiu da clínica. O que acontece com os prontuários dele?

A RDC 63/2011 não trata da saída do profissional. Como a guarda é do serviço de saúde (art. 25), o prontuário fica com a clínica. Para a psicologia, o Manual do CFP diz que, havendo psicóloga substituta, ela passa a responder pelo material e a troca é registrada no Conselho Regional. Sem substituta, o material é lacrado e entregue ao responsável técnico da clínica, em duas vias, protocolado.

Posso jogar fora o papel depois de digitalizar?

A Lei 13.787/2018 diz que os originais podem ser destruídos depois da digitalização feita como o art. 2º manda e depois da análise obrigatória de uma comissão permanente de revisão de prontuários e avaliação de documentos, criada para isso (art. 3º). Sem esse passo, a lei não libera a destruição.

E se a clínica fechar?

A RDC 63 e as resoluções de prontuário não tratam do fechamento da clínica inteira. Só o Código de Ética do psicólogo trata da extinção do serviço de psicologia: o psicólogo responsável informa o Conselho Regional, que providencia o destino dos arquivos (art. 15, § 2º). Fora isso, fale com a vigilância sanitária do município e com os Conselhos Regionais de cada área.

Fontes

• Anvisa, Resolução RDC nº 63, de 25 de novembro de 2011: boas práticas de funcionamento para os serviços de saúde (texto na Biblioteca Virtual em Saúde)
• Lei nº 13.787/2018: digitalização, guarda e eliminação de prontuário de paciente (Planalto)
• Resolução CFP nº 001/2009: registro documental dos serviços psicológicos (CFP, PDF)
• Código de Ética Profissional do Psicólogo, Resolução CFP nº 010/2005, art. 15 (CFP, PDF)
• Manual Orientativo de Registro e Elaboração de Documentos Psicológicos, 2025 (CFP, PDF)
• Resolução CFFa nº 777, de 8 de abril de 2025 (DOU de 14/04/2025): registro em prontuário (CFFa)
• Resolução COFFITO nº 415, de 19 de maio de 2012: registro em prontuário pelo terapeuta ocupacional (COFFITO)

Fontes conferidas em 05/10/2026.